viernes, 16 de julio de 2010

FUNCIONAMIENTO DE LAS RELACIONES PÚBLICAS EN LA ORGANIZACIÓN

FINES DE LAS RELACIONES PÚBLICAS

Actualmente existe una creciente similitud de productos y servicios debido a que el mercado es cada vez más amplio. Frente a esto la publicidad ya no basta porque ha perdido credibilidad y se hace sumamente necesario encontrar una herramienta que permita diferenciarse a las empresas. Aquí entran en juego las relaciones públicas como disciplina que, mediante una gestión estratégica, logran diferenciar a la organización de sus competidoras.
Toda actividad de Relaciones Públicas tiene como finalidad principal la gestión de la imagen institucional, por ende busca siempre que la empresa y sus objetivos sean bien conocidos, bien interpretados y bien apreciados por todos. Además las Relaciones Públicas busca la integración entre la organización y los públicos.

¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS BÁSICOS DE LAS RELACIONES PÚBLICAS?
Las Relaciones Públicas insertan a la organización dentro de la comunidad, haciéndose comprender, tanto por sus públicos internos como externos, de sus objetivos y procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la concordancia de sus respectivos intereses.
Las empresas han de conseguir un clima favorable para que sea de utilidad en sus intereses públicos.
Esta se basa en una filosofía social de la Gerencia, toma en cuenta los intereses de las personas.


¿CUÁLES SON LAS FASES DEL PROCESO DE LAS RELACIONES PUBLICAS?

Se identifica 4 fases de la planeación del proceso de las relaciones públicas: investigación, planeación, comunicación y evaluación.
Investigación: es la de reconocimiento, es en esta etapa en la que se recopila todos los antecedentes de la empresa, campañas, encuestas, resultados anteriores, estudia a los públicos internos como externos.
Es una etapa en la que se identifica los pro y contra de la organización, dicho en otras palabras se situara la posición en el mercado y se comparara con las competencias para poder sacar conclusiones que a la larga servirán de mucho. Esta etapa de la planeación es quizá la más importante de todas, porque si no se detecta algo a tiempo lo más probable es que las cosas salgan mal, pero también una buena investigación hará que se puedan prever problemas antes que sucedan y de esta forma se eviten las famosas crisis dentro de las organizaciones.
Planificación: En esta etapa se entrara de lleno en lo que se convertirá la campaña, digamos para solucionar ese problema detectado en la investigación. Al detectar el problema, es momento de buscar soluciones, y porque vías se lograra esa solución.
Algo que ocurre constantemente es que las empresas no saben buscar los canales adecuados para comunicar sus nuevas propuestas, es por ello que estas no llegan a sus públicos, si queremos implantar una solución debemos saber a quienes vamos a comunicar y como lo vamos a hacer.
Luego de determinar estos alcances y teniendo muy claro cual es el objetivo se pasara a la tercera etapa, comunicación y acción.
Comunicación y Acción: En esta etapa se vera la capacidad del relacionista para escoger medios en donde aplicar, pues en esta etapa se implantara el plan, poniendo toda la capacidad en la consecución de las metas.
Luego de haber realizado la implantación de la campaña se realizara el último pasó y que en muchas empresas es dejado de lado, ya que se le considera un gasto y no una inversión, por supuesto esto es solo un comentario ignorante.
Evaluación: Se refiere a la evaluación de todo el proceso, lo hicimos bien, debimos haber cambiado algo, esos serán los cuestionamientos. Finalmente se obtendrá un trabajo correcto y adecuado, digno de las organizaciones mas avanzadas del mundo civilizado en el cual intentamos vivir o ser parte de él.

¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES BASICAS DE LAS RELACIONES PUBLICAS?

Como ya se ha dicho con anterioridad, las Relaciones Públicas es una actividad de carácter interdisciplinario, que cumple con las siguientes funciones:

Identificar y diagnosticar las tendencias de las organizaciones y sus públicos. Esta función es vital porque permitirá la integración entre la empresa y sus públicos.
Diagnosticar situaciones y predecir comportamientos. Con ello se podrá adelantar opiniones y tener una actitud preventiva.
Asesorar a los niveles directivos de las organizaciones en la administración de los procesos relacionales y comunicacionales, con la participación en la formulación de políticas y estrategias adecuadas. Con toda esa información recogida, se podrá hacer algunos cambios que vayan de acuerdo a los intereses de ambos: empresa y públicos.
Evaluar el balance social y responsabilidad pública de las mismas, para realimentar el proceso. Evaluar la efectividad de las acciones de relación y comunicación.

Esas funciones básicas muestran que la comunicación y la acción relacional van de la mano. Además, se debe de cumplir con todas las funciones para que trabaje eficazmente.


¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES BASICAS DEL DEPARTAMENTO DE RELACIONES PUBLICAS?

El Departamento de Relaciones Públicas puede realizar cualquiera o todas de las siguientes funciones:


• Relaciones con la Prensa o pulse Agentry: Creación y puesta de noticias, información digna, en los medios de comunicación para atraer la atención a una persona, producto o servicio.
• Publicidad del producto: La divulgación de productos específicos.
• Relaciones públicas: Construir y mantener relaciones con la comunidad local o nacional.
• Cabildeo: Construcción y mantenimiento de las relaciones con los legisladores y funcionarios del gobierno para influir en la legislación y regulación.
• Relaciones con los inversores: mantener relaciones con los accionistas y otros en la comunidad financiera.
• Desarrollo: Las relaciones públicas con los donantes de los miembros de las organizaciones sin fines de lucro para ganar o voluntarios de apoyo financiero.
"Las relaciones públicas implican muchas funciones más allá de la publicidad de productos, incluidos los asuntos públicos, el cabildeo y relaciones con inversionistas."

Debemos recordar que, las relaciones públicas se utilizan para promover productos, personas, lugares, ideas, actividades naciones, organizaciones, e incluso Las asociaciones comerciales han utilizado para reconstruir las relaciones públicas de interés en materias primas en declive, como los huevos, manzanas, leche y papas.

“El objeto de estudio del departamento, es la imagen de la institución, formación de la imagen”


¿CULES SON LOS SERVICIOS DE LAS RELACIONES PUBLICAS?

Los principales servicios son:
Asesoría: Un eficiente personal asesor en relaciones públicas.
Comunicaciones: Buena comunicación con su entorno interno y externo.
Investigación: Implantar técnicas de investigación ágiles y estar al tanto de las innovaciones que ocurren día a día.
Captación de la buena voluntad del público: Buscara siempre permanecer en la mente de su público, que este lo recuerde como el mejor y que fue tomado en cuenta de acuerdo a sus necesidades.

¿CUÁLES SON LOS TRABAJOS QUE SE REALIZAN EN RELACIONES PUBLICAS?
• Escritura
• Edición
• Discurso
• Producción
• Colocación
• Promoción
• Programación
• Publicidad Institucional (Promociona Imagen)


¿CÓMO SON LOS PÚBLICOS DE LAS RELACIONES PUBLICAS?

En ésta disciplina se entiende por público a todo grupo social con un interés determinado y, a veces también, con un nivel cultural específico.
Tradicionalmente los públicos de una organización se suelen clasificar en dos grupos: Públicos Internos y Públicos Externos.
Públicos Internos: a los grupos sociales afines que integran el organigrama de la empresa o institución. Así, por ejemplo: los accionistas; los directivos; los funcionarios; los empleados; etc.
Públicos Externos: son todos aquellos grupos sociales que tienen un determinado interés que vincula a sus miembros entre sí y que no forman parte del organigrama de la organización de que se trata.
Los Públicos Externos de una organización son numerosísimos, pero, no debe perderse de vista que alguno de ellos interesan más que otros a la empresa o institución en cuestión. Sólo unas cuantas de ese gran espectro social surgirán los clientes o nos servirán para difundir la imagen que pretendemos proyectar de la organización de que se trata. Por ejemplo tenemos a los clientes, proveedores, medios de comunicación, gobierno entre otros.


FACTORES CLAVES PARA PERSUADIR EN RELACIONES PUBLICAS

En la actualidad, debido a la creciente competencia entre empresas por ocupar la mente del consumidor y/o clientes, y el bajo presupuesto para invertir en publicidad; las disciplinas de comunicación, como las Relaciones Públicas, toman cada vez más fuerza, sobre todo por ser mas efectivas, directas y como su nombre lo dice, influenciar en los públicos o audiencias objetivo a los cuales las empresas quieren dirigirse para posicionarse y ser mas rentables.
Al definir a las Relaciones Públicas, nos referimos principalmente a la influencia y persuasión que se da por esta actividad, la cual busca el mutuo entendimiento entre públicos diversos.
Se entiende a la influencia como la habilidad para hacer que otro haga algo, sin usar poder ni autoridad; y a la persuasión, como la captación y aceptación subjetiva de un contenido que busca convencer a alguien para que actúe de determinada manera.
Tomando en cuenta las definiciones de influencia y persuasión podemos expresar que son dos de los objetivos (quizás no principales, pero sí muy importantes), de las RP que busca llevar al máximo este proceso de comunicación al influir en sus públicos. Como tal, es importante determinar las técnicas de comunicación que deberán estar enfocadas a nuestros públicos para mantener viva la credibilidad y confianza en los mensajes que da a conocer una empresa.
Para poder llegar a nuestras audiencias es necesario persuadir a la opinión pública mediante estrategias planificadas, aunque en ocasiones las dificultades se encuentren en la coincidencia del interés público con relación a lo que una empresa busca.
Autores prestigiados en materia de Relaciones Públicas Modernas como Cultip y Center han resumido en 7 puntos los factores clave para persuadir a los públicos mediante técnicas de las RRPP.
A estos Factores de Éxito se les conoce también como:
Las 7 C´s de las Relaciones Públicas:
• Credibilidad: La comunicación debe empezar en un ambiente de confianza, que dependerá de la fuente de información que se utilice, la cual siempre deberá contar con 2 características: ser útil al receptor y tener credibilidad argumentada.
• Contexto: Todas las actividades se harán con el fin de persuadir, pero adaptándolas a las realidades del entorno local en el que se desarrollen.
• Contenido: El mensaje deberá tener significado para quien lo lee y deberá parecerle una revelación. Seleccionando los temas informativos que se consideren más prometedores, será mucho más sencillo hacerlos llegar.
• Claridad: Los mensajes se deberán redactar con sencillez, ya que el significado tendrá que ser el mismo para quien lo escribe como para quien lo recibe en lo medios.
• Continuidad Y Consistencia: Para lograr la comunicación y una completa aceptación, se tiene que buscar la repetición de los mensajes que se desean comunicar.
• Canales De Comunicación: Se deberán utilizar los canales y medios que nuestro receptor (audiencia clave) utilice.
• Capacidad De Auditorio: Es decir, la comunicación tiene la máxima efectividad cuanto menos esfuerzo se requiere del receptor.
Con estas 7 claves, el hacer llegar los mensajes, que buscamos se queden en la mente de nuestro publico o audiencia, será más efectivo y por lo tanto podremos hablar de una Influencia para adoptar una creencia determinada con respecto a la empresa. Esto resultará benéfico para la empresa ya que le proveerá rentabilidad, credibilidad y posicionamiento de su actividad, marca y filosofía empresarial.
PUBLICOS DE LAS RELACIONES PÚBLICAS

• Gobierno y su diversa dependencia
• Los proveedores
• Inversionistas
• Competidores
• Consumidores
• Organizaciones de empresarios y centrales obreras
• Organizaciones culturales, científicas y religiosas
• Organizaciones Internacionales
• Personal


PASOS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE RELACIONES PÚBLICAS

10 Pasos Para Crear un Plan de Relaciones Públicas de éxito
1. Conozca su empresa o situación actual de clientes. Esto es esencial para conocer la sociedad actual, a donde la empresa puede ir, el mercado de la empresa y la industria, y a qué dirección la empresa se dirige. Esto ayuda a poner las cosas en perspectiva.
2. Conozca sus recursos. Esto puede ayudarle a construir mejores tácticas y estrategias, mientras la consideración del presupuesto, tiempo y otras limitaciones de recursos de la empresa o el cliente pueda tener.
3. Conozca sus objetivos y metas. Al igual que conducir sin las direcciones, un plan de relaciones públicas sin metas u objetivos es una acción sin sentido, sin conocimiento de lo que podría venir. Asegúrese de que los objetivos del plan de relaciones públicas están en consonancia con el resto de los objetivos generales de la empresa, y garantizar que sean claros para todos los implicados.
4. Conocer y definir su público objetivo (s). Esto significa que usted ha definido el público objetivo, su comprador y audiencias. Cada audiencia necesita un mensaje diferente y un enfoque diferente. Conociendo estas audiencias le ayudará a enmarcar sus estrategias y tácticas para que efectivamente pueden llegar a las personas que esperan alcanzar.
5. Mensajes de la lista y las estrategias que utilizará para llegar al público objetivo que ha definido. Estos deben estar en consonancia con las metas y objetivos mencionados anteriormente, si no es así, el plan ya está apagado a un comienzo algo malo. Sepa que sus estrategias y los mensajes también deben relacionarse entre sí, de lo contrario hay una cierta desconexión ocurre que debe ser abordado.
6. Definir la táctica que utilizará para realizar las estrategias que ha enumerado. Estas tácticas se llevará a los mensajes y estrategias de la lista, por ejemplo: es una estrategia para aumentar la conciencia de una compañía de marca, las tácticas podrían incluir la extensión comunitaria, el uso de medios sociales, conferencias de prensa, etc.
7. Crear una línea de tiempo de ejecución. Se deben ser realistas y desafiantes. Recuerde que no debe haber fallas en el plan de relaciones públicas en los comunicados de prensa que se han enviado, los acontecimientos están teniendo lugar o los medios de comunicación están siendo comprometidos. Es necesario que haya constante recordatorio para el público que la empresa está viva y bien.
8. Delegado de obligaciones y responsabilidades para con su equipo o el equipo de su cliente para asegurar que todas las partes del plan de relaciones públicas se han completado. Esto ayuda a asegurar que todo el mundo está a bordo y que todos conocen sus propias responsabilidades y deberes. Esto es crucial para ver el plan de relaciones públicas a buen término. Este paso debe hacerse con todos los involucrados para que nadie se siente sobrecargado, dejados de lado o dado demasiada responsabilidad. Esto también puede ayudar a dar a todos el sentimiento de responsabilidad, pues el plan se creó con todos juntos y no sólo un decir de la persona.
9. Crear las mediciones de los resultados y el éxito. Para saber si su plan es efectivo, crear puntos de referencia para las mediciones y las tácticas a implementar. Este es un lugar para el equipo de relaciones públicas para evaluar el éxito del plan y para ver si las metas son realistas. La creación de medidas también pueden ayudar a mostrar lo que se podría haber hecho con la experiencia y la estimación de una firma de relaciones públicas o un equipo.
10. Revisar el plan después de la ejecución y conclusión del plan. Este es el momento en que todos los que ayudaron a crear y llevar a cabo el plan pueden reunirse y compartir sus ideas sobre lo que ha ido bien, lo que no le fue tan bien y lo que podría hacerse de otra manera en el futuro. Esto debe hacerse para asegurar que los planes de futuro tienen una probabilidad de éxito. Este paso puede ayudar a alentar a los miembros del grupo a continuar trabajando para el éxito de la empresa ofreciendo a todos la oportunidad de hablar y contribuir a la planificación del siguiente.
La clave para recordar al crear un plan de relaciones públicas es que todos los planes van a ser únicos y diferentes para cada empresa e incluso dentro de la misma empresa, que será diferente para cada objetivo del plan / meta.

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